新しい年を迎えると、気分を一新して身の回りを整理したくなりませんか?
私は毎年整理しようと思って、やり始め、手をつけた割になんとなく整理しきれないままで終わってしまったりします。
家庭で溜まってしまいがちなファイルやフォルダ(家計簿データや写真、学校の書類など)の管理方法を見直のは、一度根本的にきれいにすることができると「キレイ」を維持することができます。
この記事では、家庭で使えるファイルやフォルダの管理術を5つのコツに分けてご紹介します。「なんとなく溜めっぱなし」から卒業して、スッキリ快適な暮らしに近づいていけたらと思います。
フォルダを「使う目的」で分ける
まず大事なのは、フォルダを「何のために使うか」で分けること。例えば、以下のような分け方が考えられます。
- 家計管理用
家計簿データ、レシートや領収書の写真など。家電など家で使うものを購入した際の書類などもこのカテゴリに含めておくと良いかもしれません。 - 家族の思い出用
家族旅行の写真や子どもの成長記録。本当は実物をすべて残しておけたら良いのですが、スペースは限られているので、思い入れが強いもの以外は写真に残して実物は処分することも検討すると良いと思います。 - 学校・仕事関係
子どもの学校行事の書類、仕事で使う資料。いらないかもしれないけど使うかも?と思うようなプリントなども念の為に写真に撮って、プリント自体は捨ててしまったりします。
我が家は子供が3人いるので、誰のプリントなのかを、子供と紐づけてわかるようにしています。
大雑把でも目的別に分けておけば、どこに何をしまったか一目瞭然です。スマホの場合は階層を深くしすぎるとわかりづらいこともあるかもしれませんが、PCで管理するのであれば、さらに細かくサブフォルダを作ると整理が楽になります。
ファイル名の基本は「日付+内容」で分かりやすく
フォルダ内のファイル名は、「○○20250101_家計簿」や「20251231_年末旅行」など、日付+簡潔な内容で統一すると時系列でさがしやすくなります。この方法なら、あとから探すときにすぐに見つかります。
ポイントは 「日付の順に並ぶようにする」 こと。フォルダ内での視認性が格段にアップします。
仕事の話でいうと、私の周りだと「2025MMDD_」で始まるファイル名は社員同士で使うものの場合によく使います。
個人的にファイルを整理する際には、できるだけファイル名を短くしたいので「25MMDD_」として、日付は6桁の数字だけにするようにしています。
失くして困るものはデジタルデータのバックアップを取る
子供が生まれたときの写真や、大切な記念日に撮った写真など、大切な家庭のデータが詰まったファイル、万が一紛失したら大変です! 大切にしておきたいファイルは定期的にバックアップを取りましょう。
おすすめの方法
- 外付けHDDやUSBメモリ
コストを抑えたい人に最適ですが、小さいのでそれ自体を失くしてしまわないように注意もしないとですね。 - クラウドサービス
Google DriveやDropboxなどで、どこでもアクセス可能! PCが壊れようが外付けHDDが壊れようがクラウドなら関係ありません。これが一番安全な気がするものの、オンラインなのでセキュリティ面も気にしておきたいですね。 - スマホアプリ
家庭の書類やレシートをスキャンして保存できる便利なアプリを活用してみるのも良いと思います。子供たちが小中学生のときはプリントが多く、チェック漏れが出てしまうのが不安だったので、アプリで管理していました。期限を設定できたり、子供ごとにわけておけたりするので便利でした。
クラウドサービスならスマホやタブレットなど複数の端末からでも簡単にアクセスできるのが利点かもしれません。、あた。家族間で共有するようなものも、ちょっと設定するだけなので便利だと思います。
すぐには捨てないけど本当に必要?「捨てる基準」をする
ファイル整理で意外と時間がかかるのが、「これ、本当に必要?」と悩む作業。そこで、「捨てる基準」をすることが重要です。
例)捨てる基準
- 家計簿データ:3年以上前のものは削除。
- 写真:似たような構図の写真は1枚だけ残す。
- 書類:子どもの学校の案内は行事後に処分。
「取っておくべきもの」と「今は不要なもの」をスパッと分けるのがコツです。
また、いらなそうだけど本当に不要なのか判断に困ることもあると思います。私はそういうときに入れておくフォルダをつくっておきました。
「ゴミ箱直前」フォルダをつくって入れておいて、半年以上見返すことがなかった場合はゴミ箱に移す、などのステップをはさむことで、本当に捨てて良いか不安なときの助けになると思います。
管理ツールを活用する
最後におすすめなのが、便利なツールやアプリを活用すること。特に、家庭のデータ管理を効率化してくれるツールはいろいろありますので、自分に合ったものをさがしてみると良いと思います。
おすすめのツール
- Google Keep
簡単なメモやリスト管理が可能。ToDoリストとして使うと便利と聞いたことがあるのですが、私はすぐ下のメモ派なので、これはあまり活用できていません。 - Appleのメモ機能
アップル製品を使っている場合は、「メモ」機能が役立ちます。アカウントごとで使えるので、MacでメモをしたものとiPhoneでメモしたものを同期させておけるのが便利です。個人的には、検索機能がいまいちだと感じているので、そこが改善されると良いなと思っています。 - Evernote
書類や写真を一括管理できて便利です。Appleのメモ機能と近い感じで使えるのでずっと活用していたのですが、無料版だと広告がうるさくなってしまったのであまり使わなくなりました…。 - Trello
タスク管理にも使える視覚的なツール。やらないといけないToDoリストなどがある場合はこちらのほうが合っているかもしれません。
アプリを上手に活用すれば、家族全員で情報を共有するのも簡単です!
まとめ 整理整頓で家も心もスッキリ!
家庭のファイルやフォルダ管理を見直すだけで、驚くほどスッキリとした気持ちになれます。「どこに何があるかわからない!」というストレスから解放されることで、時間や労力を他の大切なことに使えますね。
今年こそは、少しの工夫で「溜めっぱなし」から脱却しませんか?今回紹介したコツをぜひ実践してみてください。
新しい年が始まりましたが、仕事のほうは年度ごとなので第4クォーターが残っています。プロジェクトごとのフォルダをキレイにしたいなと思っていたので、新年の最初の仕事はフォルダの整理からにしようかなと思っています。